Registrierkassen: Die neuen Anforderungen im Überblick
Bis 31. Dezember 2022
- gilt eine Übergangsregelung für Kassen, die Unternehmer gemäß den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 zwischen November 2010 und 31. Dezember 2019 neu erworben haben, die aber nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung nachgerüstet werden können. Diese Kassen können noch bis Ende 2022 eingesetzt werden.
Ausnahme Einnahmen-Überschuss-Rechnung:
Wer nicht bilanzierungspflichtig ist und den Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, ist weiterhin nicht verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Alle Umsätze sollten aber auch hier lückenlos aufgezeichnet werden.
Ab 1. Januar 2020
- müssen Registrier- oder Computerkassen über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (bestehend aus Sicherungsmodul, Speichermedium und digitaler Schnittstelle) verfügen. Die genaue technische Ausgestaltung ist aktuell noch nicht beschlossen.
- Einführung einer sogenannten Kassennachschau für alle Kassenarten: Prüfer des Finanzamts können dann ohne vorherige Ankündigung im Geschäft die Kasse überprüfen. Auch eine verdeckte Beobachtung (Testeinkauf ohne Zeigen des Dienstausweises) soll möglich sein. Bei der Kassennachschau müssen alle Unterlagen und Daten zur Verfügung stehen. Im Verdachtsfall kann sich daraus eine Betriebsprüfung ergeben.
Seit 1. Januar 2018
Unangekündigte Kassen-Nachschau (gemäß § 146b AO) durch das Finanzamt ist jederzeit möglich.
Seit 1. Januar 2017
müssen Registrier- oder Computerkassenjede einzelne Kassenbewegung
- elektronisch erfassen,
- unverdichtet und unveränderbar speichern,
- über einen Zeitraum von zehn Jahren digital archivieren (entweder in der Kasse selbst oder auf externem Speicher, in beiden Fällen sollte unbedingt ein Backup/Kopie der Daten erstellt werden).
Für eine offene Ladenkassen muss täglich ein Kassensturz-Protokoll erstellt, unterzeichnet und aufbewahrt werden. Ein Zählprotokoll der einzelnen Münzen und Scheine ist nicht verpflichtend, aber vor allem im Fall einer Betriebsprüfung ist die Dokumentation solcher Zählprotokolle nach Ansicht von Steuerberatern aber sehr hilfreich. Die Oberfinanzdirektion Karlsruhe empfiehlt ebenfalls, dass bei offener Ladenkasse ein Zählprotokoll geführt werden sollte.
Achtung: Bei offener Ladenkasse sollten Kassenbuch und Kassenbericht mit einer Software geführt werden, die keine Änderungen in den Eintragungen erlaubt. Die Verwendung von Tabellenkalkulationsprogrammen wie MS Excel wird in der Regel als „nicht ordnungsgemäße“ Buchführung beanstandet.
Typische Kassen-Fehler vermeiden:
Bei Bargeschäften schaut der Fiskus genau hin. Auf folgende Punkte achten Prüfer:
- Die Aufzeichnungen müssen vollständig und glaubhaft sein, alle Belege lückenlos erfasst. Auch bei Privatentnahmen und -einlagen muss ein Beleg vorliegen.
- Barbelege, die erst beim Jahresabschluss über ein Privatkonto nachgebucht werden, machen die Kassenführung angreifbar.
- Die Kasse muss jederzeit kassensturzfähig sein.
- Eine Kasse kann niemals negativ sein. Negative (Zwischen-)Salden weisen auf Fehler beim Erfassen hin.
- Vermehrte Überschreibungen, Änderungen und Streichungen im Kassenbuch können zur Verwerfung der Buchführung führen.
- Einnahmen und Ausgaben sind in der richtigen Reihenfolge des Datums zu erfassen.
- Diebstahl und Unterschlagung müssen dokumentiert werden (etwa durch Nachweis einer Strafanzeige gegen Unbekannt oder Abmahnung des Personals).
- Bei Geldtransit zwischen Kasse und Bank muss das Datum stimmen. Ein Zugang ist in der Kasse etwa an dem Tag zu verzeichnen, an dem das Geld abgehoben wurde (nicht Datum der Wertstellung).
- Bei offenen Kassen müssen die Tageseinnahmen centgenau im täglich zu erstellenden Kassenbericht dokumentiert sein und dürfen nicht gerundet werden. Ab 2017 ist zusätzlich ein Zählprotokoll anzuraten.