Das GoBD

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Das GoBD

Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff

Mit Beginn des neuen Jahres 2018 trat eine durch das sogenannte Kassengesetz von Ende 2016 verfügte Änderung der Abgabenordnung in Kraft:

Seit 1. Januar 2018 kann der Fiskus durch eine Kassennachschau die Korrektheit der Kassenführung spontan unter die Lupe nehmen.

Betriebsprüfer dürfen ohne vorherige Ankündigung während „der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeit“ ins Unternehmen kommen und die Kasse überprüfen. Im Fokus stehen Registrierkassen, computergestützte Kassensysteme und der ordnungsgemäße Einsatz des elektronischen Aufzeichnungssystems genauso wie offene Ladenkassen.

Die Maßnahme soll Unternehmer davon abschrecken, durch Betrügereien bei der Kassenführung Steuern zu hinterziehen. Es wird davon ausgegangen, dass die Finanzämter vor allem in den ersten Monaten des Jahres 2018 viele Prüfer losschicken werden.

Steht der Finanzbeamte in der Tür, müssen betroffene Unternehmer Aufzeichnungen, Bücher und weitere, für die Kassenführung maßgebliche Unterlagen zur Verfügung stellen oder entsprechenden elektronischen Datenzugriff gewähren. Eventuell entstehende Kosten für die Verfügbarmachung oder Übermittlung elektronischer Daten trägt der geprüfte Betrieb.

Die Prüfer dürfen zudem Privat- und Wohnräume gegen den Willen des Inhabers betreten – allerdings nur zur Verhütung „dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung“. Befinden sich Daten zum Zeitpunkt der Prüfung bei Dritten – etwa einem externen Buchhalter -, muss dieser ebenso Einsicht gewähren. Eine Ausnahme gilt hier für Steuerberater oder Notare. Diesen muss der Fiskus die Prüfung ankündigen.

Vor allem Handwerker mit Ladengeschäften oder öffentlichem Kundenverkehr sollten außerdem beachten: Die Beobachtung der Kassen und ihre Benutzung ist in Geschäftsräumen, die der Öffentlichkeit zugänglich sind, zulässig, ohne dass sich der Finanzbeamte als solcher zu erkennen gibt. Der Prüfer kann sich also als Kunde tarnen und Testkäufe durchführen, um eventuelle Unstimmigkeiten aufzudecken

 

Neue Vorschriften für die offene Ladenkasse seit Jahresbeginn 2018

Auch für offene Ladenkassen – die weiterhin zulässig sind – gelten seit 1. Januar 2018 verschärfte Regeln. Hier kann der Beamte einen Kassensturz verlangen und sich die Aufzeichnungen der Vortage vorlegen lassen. Die Tageseinnahmen müssen bis auf den Cent genau im Kassenbericht dokumentiert sein. Zudem sind seit 2017 Zählprotokolle anzuraten.

Kommt es bei der Kassennachschau zu Beanstandungen, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden. Nicht ordnungsgemäß verzeichnete Einnahmen führen im schlimmsten Fall zu Zuschätzungen, die Steuernachzahlungen zur Folge haben können. Bei groben Verstößen droht ein Verfahren wegen Steuerhinterziehung.

Vor allem bargeldintensive Gewerke wie Metzger, Bäcker oder Optiker sollten sich entsprechend vorbereiten: Besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, welche Punkte bei einer Kassennachschau abgefragt werden können und wo eventuell bei Ihnen Schwachstellen liegen. Erstellen Sie zudem einen Plan, wo entsprechende Unterlagen, digital oder in Papierform, aufbewahrt werden. Zudem sollten Sie bei Verwendung elektronischer Kassen eine Verfahrensdokumentation dieses Systems bereithalten, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

Zunächst einmal muss betont werden, dass es keine grundsätzliche Pflicht gibt, überhaupt eine elektronische Kasse einzusetzen. Betriebe, die eine offene Ladenkasse führen, werden seit dem 1. Januar 2017 nicht gezwungen eine elektronische Kasse zu kaufen.

Betriebe, die jedoch ein elektronisches Kassensystem nutzen, sind von der Registrierkassenpflicht betroffen. Alle Unternehmen, in denen bargeldintensiv abgerechnet wird, sind verpflichtet, dafür zu sorgen, dass die genutzte Kasse den verschärften Vorschriften entspricht. Kassensysteme, die den folgenden Anforderungen nicht entsprechen, müssen so schnell wie möglich angepasst werden. Ist eine Anpassung nicht möglich, muss die Kasse durch eine neue ersetzt werden.

Grundsätzlich muss jeder Umsatz künftig einzeln elektronisch erfasst, gespeichert und archiviert werden. Ab 2020 ist außerdem eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung vorgeschrieben.

 

Das erwartet das Finanzamt:

Bei Bargeld sind die Prüfer des Finanzamtes von vorneherein skeptisch – die Möglichkeit, hier den einen oder anderen Euro am Fiskus vorbei zu schmuggeln, ist recht hoch. Darum verlangt das Finanzamt einiges von Ihrer Registrierkasse. Sollten Sie die folgenden Regeln nicht einhalten, müssen Sie bei der nächsten Prüfung mit Hinzuschätzungen rechnen – die Höhe liegt dabei im Ermessen des Prüfers.

Zunächst muss Ihre Kasse einen sogenannten Z-Bon erstellen können. Als Z-Bon bezeichnet man einen Bon, auf dem der tägliche Kassenabschluss ausgedruckt wird. Gleichzeitig muss dann Ihr Kassenbestand auf null gesetzt werden. Die Z-Bons müssen automatisch fortlaufend nummeriert werden. Der Bon muss mindestens die folgenden Angaben beinhalten, die auch im Kassensystem gespeichert werden müssen:

  • Für welches Geschäft / Unternehmen der Bon erstellt (also die Kasse abgerechnet) wurde.
  • Datum und Uhrzeit der Erstellung des Z-Bons.
  • Die Bruttoeinnahmen des Tages (getrennt nach Umsatzsteuer-Sätzen).
  • Die vom System automatisch vergebene Z-Bon-Nummer (anhand dieser kann der Prüfer kontrollieren, ob alle Bons vorliegen).
  • Auflistung von vorgenommenen Stornierungen.
  • Bestätigung, dass der Tagesspeicher auf null gesetzt wurde.

 

Der Z-Bon stellt für Sie eine wesentliche Vereinfachung dar, da Sie hier die Gesamtsummen ins Kassenbuch übernehmen dürfen. Neben den Angaben, die auf dem Z-Bon enthalten sind, muss die Kasse die folgenden Daten jederzeit zur Verfügung stellen können:

–   Die Gesamtsumme der Brutto-Einnahmen.

–   Zusammenstellungen von Stornierungen, Retouren und Kassenentnahmen.

–   Darstellungen der einzelnen Positionen und die Art der Zahlung (Bar-, Scheck- oder Kreditkartenzahlung).

 

Die gespeicherten Daten müssen manipulationssicher sein. Nachträgliche Veränderungen müssen ausgeschlossen sein. Außerdem müssen die Daten jederzeit für den Prüfer des Finanzamts abrufbar und lesbar sein.

Doch damit noch nicht genug. In der Kasse müssen Bedienungs- und Programmieranleitungen hinterlegt und jederzeit einsehbar sein. Außerdem müssen alle Programmeinrichtungen und -änderungen aufgezeichnet werden.

 

Was tun, wenn die Registrierkasse nicht alles kann?

Sie sehen, es gibt eine ganze Reihe an Anforderungen, die der Fiskus an Ihre Kasse stellt. Was aber, wenn die vorhandene Registrierkasse hierzu nicht in der Lage ist? Dann kommt es darauf an, ob man mit einem Software-Update erreichen kann, dass die Kasse die fiskalischen Anforderungen entspricht. Wenn dies der Fall ist, müssen die entsprechenden Updates sofort umgesetzt werden. Sie sollten deshalb beim Händler, bei dem Sie die Kasse gekauft haben, nachfragen, ob entsprechende Updates vorliegen und diese möglichst bald aufspielen.

Ist eine Anpassung an die beschriebenen Voraussetzungen nicht möglich, muss eine neue Registrierkasse gekauft werden, denn bei einer Prüfung müssen Sie aber damit rechnen, dass der Prüfer besonders penibel sein wird.

Wenn Sie eine neue Registrierkasse kaufen, muss diese die Anforderungen des Fiskus erfüllen. Lassen Sie sich dies am besten vom Verkäufer schriftlich garantieren.

 

Unterschiedliche elektronische Kassensysteme

Man unterscheidet zwischen nummerischen, alphanummerischen Kassen und PC-Kassensysteme. Darüber hinaus gibt es noch sogenannte POS-Systeme, die vom Kunden selbst bedient werden.

 

  1. Die nummerische Kasse

Eine nummerische Kasse ist ein eher veraltetes System, das nur Zahlen auswerfen kann. Die Kassen sind zwar preiswert, bieten aber einen nur eingeschränkten Leistungsumfang und dürften in fast allen Fällen den neuen Bestimmungen nicht mehr genügen. Da man hiermit noch nicht einmal fiskalisch anerkannte Rechnungen oder Quittungen erstellen kann, können Sie diese eigentlich nur noch bei Festen als Reservekasse einsetzen, deren Daten dann später in die Hauptkasse übernommen werden.

 

  1. Die alphanummerische Kasse

Alphanummerische Kassen können auch Text ausgeben und sind in vielen Bereichen alten PC-Kassen (DOS-Kassen) überlegen. Meist können diese Kassen auch die Umsatzsteuer und den Nettobetrag auswerfen, wie es seit Juli 2004 vorgeschrieben ist. Sie liegen im mittleren Preissegment. Die besseren (aber auch teureren) Geräte können auch mit Scannern zum Einlesen von Barcodes genutzt werden und an einen PC angeschlossen werden, wodurch es ermöglicht wird, die hohen Anforderungen an Registrierkassen zu erfüllen.

 

  1. Das PC-Kassensystem

PC-Kassensysteme sind grundsätzlich die beste Lösung – allerdings auch die teuerste. Sie bestehen aus einer Zentraleinheit (PC bzw. Rechner), einem Kassendrucker, einer Kassenschublade, einer Bedieneranzeige oder einem Bediener-Bildschirm (auch Touchscreen genannt), einer Kundenanzeige, Eingabe-Tastatur, einem Scanner und dem Betriebssystem sowie der Kassensoftware.

Diese Systeme werden auch vom Fiskus äußerst gern gesehen, da sie über manipulationssichere Speicher verfügen, die nur vom Betriebsprüfer oder dem Finanzamt ausgelesen werden können.

 

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Website des Bundesfinanzministeriums sowie unter folgendem  Link→

 

2018-06-26T12:44:53+00:00 26.06.18|Aktuelles|